Lampaui BATAS saat TERBATAS

Keterbatasan sumber daya baik SDM dan FASILITAS perusahaan akan Selalu menjadi isu utama dalam mewarnai keberlanjutan pelayanan di rumah sakit.  

Ketika hasil pekerjaan yang melibatkan beberapa unit kerja terlambat penyelesaiannya, dengan mudah mengatakan setiap unit kerja yang terlibat ,  bahwa KAMI kekurangan SDM dan Fasilitas yang dimiliki. 

Pertanyaannya, apakah benar seperti itu dan bagaimana mensikapi persoalan seperti diatas? 

Sebagai contoh dirumah sakit hal ini terjadi dalam pengelolaan berkas klaim baik ke BPJS dan Asuransi serta Perusahaan. 

Dalam prakteknya di banyak rumah sakit sering kali berkas klaim yang akan dikirim mengalami keterlambatan pengiriman karena dipicu banyak faktor satu diantaranya unit kerja yang terlibat : rawat inap, rawat jalan, bagian rekam medis, bagian keuangan, bagian verifikasi medis jarak kantornya berjauhan terkadang beda lantai dan beda gedung. 

Dalam kondisi demikian tentu banyak persoalan yang memicu keterlambatan diantaranya pengiriman dokumen klaim antar unit dan lamanya respon saat terjadi keselahan yang dilakukan oleh salah satu unit kerja yang terlibat. 

Dalam penyelesaian masalah tentu kita fokus kepada dua pendekatan, yaitu merubah metode kerja dan menambah investasi. 

Saat perusahaan berada dalam keberlimpahan tentu permintaan investasi baru yang diajukan oleh unit kerja tidak akan jadi masalah untuk memenuhinya. 

Namun saat rumah sakit dalam kondisi keterbatasan dari sisi keuangan hal ini akan menjadi masalah besar untuk mewujudkan permintaan yang diajukan unit kerja. 

Dibanyak kasus penyelesaian dalam keterbatasan dan penyelesaian yang mendesak, banyak perusahaan sering fokus pada penyelesaian masalah dengan pendekatan metode kerja. 

Untuk mempercepat proses penyelesaian berkas klaim diatas ari kasus, dalam ilmu proses , dikatakan bahwa proses yang melibatkan para pihak dan para pihak itu berjauhan maka para pihak tersebut harus didekatkan. 

Dalam kasus diatas maka dibutuhkan sebuah ruangan baru yang dapat memuat SDM yang terlibat baik dari bagian KEUANGAN, bagian REKAM MEDIS dan VERIFIKASI MEDIS untuk bekerja bersama dalam satu ruangan. 

Hal ini setidaknya akan lebih cepat karena dokumen berkas tidak harus Wira Wiri ke antar bagian seperti cerita sebelumnya. 

Selanjutnya saat sudah berdekatan maka lay out dibuat sedemikian rupa sehingga proses kerja berlangsung secara one piece flow ( berurutan) dan diatur sedemikian rupa agar beban kerjanya seimbang atara pihak yang terlibat ( berkas yang ditangani dibuat mengalir tidak ditumpuk baru dipindahkan ke SDM berikutnya). 

Agar terjadi koordinasi yang baik di ruangan baru tersebut dibutuhkan koordinator yang mengelola SDM yang berasal dari unit kerja berbeda , di banyak rumah sakit hal ini dilakukan dengan menunjuk kepala casemix yang dipimpin seorang dokter umum. 

Upaya diatas adalah salah satu solusi yang melampaui batas dalam keterbatasan, karena tidak harus nambah investasi baru dalam hal penambahan SDM dan FASILITAS baru. 

Dalam bahasa friendly nya inilah yang disebut membuat LAYANAN BARU tanpa REKRUT ORANG BARU dan FASILITAS BARU. 

Apakah pendekatan penyelesaian masalah diatas,  bisa dilakukan untuk kasus lain? TENTU BISA.